De Flexmonitor
Samenwerken en Teamontwikkeling - Verdieping
Zorgen voor flexibele en veerkrachtige teams
Flexibel, lerend, open en veerkrachtig blijven als team gaat niet vanzelf. Iedereen die in een team heeft gewerkt weet dat je hard moet blijven werken om een goed team te zijn. Er is aandacht nodig voor het leren, het samenwerken, het beslissen en de veerkracht. Als dat lukt dan is het genieten, want het is fijn om onderdeel te zijn van een succesvol team en trots te zijn op je prestaties!
De Flexmonitor levert een methode om dat te bereiken. Teams vertalen hun doelen in concrete indicatoren en houden een vinger aan de pols met de Flexmonitor. Het geeft vroege waarschuwingssignalen die aangeven dat er bijgestuurd moet worden en het levert bevestiging wanneer het team op de goede weg zit. Het geeft richting voor de volgende stap van het team en het levert handvatten om iets te doen aan de verborgen processen.
Achtergrond
De verleiding van de comfortzone
Mensen houden van hun comfortzone, managers houden graag controle en organisaties denken binnen hun eigen kaders (Van Gool, Theunissen, Bierbooms, & Bongers, 2017). Dit levert consistentie op, maar leidt ook gemakkelijk tot verstarring. De vele verandertrajecten in de zorg vragen om flexibiliteit. In het intensieve en complexe werk, vaak achter een gesloten deur, hebben collega’s elkaar hard nodig men werkt schouder aan schouder. Het vraagt dan aandacht om hun flexibiliteit en veerkracht te behouden en te werken aan inspirerende doelen.
Hoe zorg je voor open, flexibele en veerkrachtige teams? Hoe bevorder je dat teams vasthouden aan hun ontwikkeling? En hoe neem je als teamlid, bij een toenemende zelforganisatie, deze ontwikkelingen waar wanneer je er zelf onderdeel van uitmaakt?
Trifier ontwikkelt de Flexmonitor bij GGzE verder door met ondersteuning van het O&O Fonds GGz. Het O&O-fonds GGZ noemt de Flexmonitor “een mooi instrument dat vanuit de werkvloer een beweging inzet die wellicht ook in de rest van de organisatie voet aan de grond kan krijgen”.
Flexibiliteit in zorgorganisaties
De term ‘flexibiliteit’ heeft voor velen een negatieve bijsmaak; het gaat dan over flexibele werktijden, flexkrachten of wéér een verandertraject dat een beroep doet op je flexibiliteit. Trifier vindt het belangrijk om met professionals mee te denken hoe zij in die steeds veranderende omstandigheden hun werk op zo’n manier kunnen doen dat ze er trots op zijn en dat zij als dynamisch vakman overeind blijven in de dynamische omgeving. Daarom investeren we in promotieonderzoek naar flexibiliteit.
Flexibiliteit creëren
Organisaties in de zorg zoeken naar mogelijkheden om flexibiliteit te creëren. Dat is nodig om te kunnen reageren op de toenemende druk en dynamiek vanuit klanten, gemeentes, verzekeraars en overheid. Daarnaast zijn er ongekende ingrijpende bezuinigingen en stelselwijzigingen aan de gang. Raakten mensen enkele jaren nog boventallig, nu is er weer sprake van krapte op de arbeidsmarkt. De ontwikkelingen gaan zo snel dat organisaties en opleiders het niet bij kunnen houden. Op het moment dat je een HBO opleiding start weet je eigenlijk niet eens hoe de zorg er uitziet aan het einde van de opleiding. Wat is dan het curriculum? Waar leidt je dan toe op, voor het onbekende?
Organisaties proberen lange termijn visies te ontwikkelen en scenario’s voor te bereiden om de toekomstige vraag te kunnen bedienen. Dat geeft namelijk richting aan de acties van vandaag. Maar waar halen ze die lange termijn visie vandaan? Welke scenario’s moet je daarin meenemen? Hoe ziet de toekomst eruit? In een tijd dat je eigenlijk niet eens een jaar vooruit kunt kijken is dat nogal een hachelijke klus.
Zeker is dat de komende jaren nog veel ontwikkelingen en veranderingen nodig zijn. In zo’n context van continue verandering zijn alternatieve vormen van organisatie nodig. Niet werken aan de verandering voor de toekomst maar aan de flexibiliteit in het heden.
Methode
Ontwikkelingen vroeg signaleren
Voor een flexibel en veerkrachtig klimaat is het belangrijk om ontwikkelprocessen zichtbaar te maken. Wanneer er ongewenste ontwikkelingen vroeg worden gesignaleerd kunnen interventies worden ingezet om het tij te keren. En omgekeerd: wanneer een team haar doelen expliciet vertaalt in gedragsindicatoren maakt ze daarmee positieve stappen inzichtelijk. De kracht zit hem in het zichtbaar maken van een verloop, het koppelen van signalen aan verschillende fases en het benoemen van passende interventies. Dit biedt een uitgangspunt voor het ontwikkelen van flexibiliteit en veerkracht in een team.
Werkwijze
Inmiddels hebben 14 teams ervaringen opgedaan met De Flexmonitor. Ze gebruiken het als een analyse instrument om op hun flexibiliteit te reflecteren binnen de domeinen: leergedrag, samenwerking, beslissingsgedrag en draagkracht.
De teams vertalen hun teamdoelen naar de indicatoren in een digitale vragen lijst die maandelijks wordt ingevuld. Aan de hand van de rapportage bespreken zij tendensen en teamverschijnselen en bepalen welke interventies er eventueel nodig zijn.
Centraal staat de eigen kracht van de teams. De methode leent zich uitstekend voor zowel zelforganiserende als traditionele teams.
Continu veranderen in een intensieve zorgsetting
Er zijn diverse mechanismen die het leren, samenwerken, beslissen en de draagkracht beïnvloeden en die tot rigiditeit leiden. Teams kunnen in allerlei valkuilen terecht komen die je pas merkt als het te laat is. De rijen sluiten zich, men werkt schouder aan schouder. De valkuil daarvan is dat deze teams in de loop van de tijd hun flexibiliteit en veerkracht verliezen. Nieuwe ontwikkelingen en methodieken worden niet meer overgenomen en het leren stopt. Een vroegsignaleringsmethode voor flexibiliteit ondersteunt hierbij.
Teams en verandering
Leren en flexibiliteit zijn niet altijd vanzelfsprekend aanwezig in teams of bij medewerkers. Voor teams in de intensieve zorg is er een extra uitdaging. Zij werken onder zware, soms zelfs bedreigende, omstandigheden die kunnen leiden tot ‘Threat Rigidity Effects’ en die manifesteert zich bijvoorbeeld in externalisering van verantwoordelijkheid, identificatie met een positie, fixatie op incidenten, en andere fenomenen. Teams worden in (zorg)instellingen in toenemende mate zelforganiserend. Zaken als planning, coördinatie, kwaliteit en samenwerking worden niet langer aangestuurd door een leidinggevende maar door het team zelf, soms ondersteund door coaches of teamadviseurs. Aandacht voor de flexibiliteit van het team is noodzakelijk.
Maar hoe hou je dat soort sluipende processen in de gaten als je er middenin zit?
Met de Flexmonitor kan een zelforganiserend team hier zelf voor zorgen.
Onderzoek
Het onderzoek naar de Flexmonitor was onderdeel van promotieonderzoek van Frank van Gool naar de wijze waarop je in zorgorganisaties flexibiliteit kunt creëren.
In dit deel van het onderzoek hebben we gekeken hoe je op team niveau kunt zorgen voor flexibiliteit, en is er in co-creatie een methode ontwikkeld waarmee in een vroeg stadium ongewenste teamontwikkeling kan worden gesignaleerd op het gebied van flexibiliteit en mentale veerkracht. Uiteindelijk wordt de methode, inmiddels De Flexmonitor genoemd, zo ontwikkeld dat teams deze zelf kunnen gebruiken. Hiermee creëren zij flexibiliteit, mentale veerkracht en openheid voor nieuwe ideeën, innovaties en ontwikkelingen.
Op 25 maart 2022 is Frank van Gool gepromoveerd op zijn proefschrift: ‘Keep it complex! How organizations in mental health care create flexibility as a permanent and pro-active attitude’.
Een Nederlandse samenvatting van het proefschrift is hier te lezen.
* Klanten aan het woord *
Frank van Gool, partner Trifier
Twijfel je over de juiste training of programma?
We helpen je graag bij het vinden van de juiste training die past bij jouw leervraag.
Bel ons voor advies op +31 (0)161 231118.
